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3. CONSULTER LES LISTES DISPONIBLES

APRÈS AVOIR CLIQUÉ sur VISITEURS (menu vertical de gauche) une barre de menu apparaît en haut de l'écran : MES VISITES.

Dans le menu déroulant à côté de la case AFFICHER, vous trouvez plusieurs types de liste :

-    Pré-enregistrements et visiteurs présents
-    Pré-enregistrements
-    Sorties à enregistrer
-    Visiteurs sortis
-    Demandes

Une distinction doit être faite entre les 4 premières listes et la liste des demandes :

-> Les 4 premières liste font apparaître vos visites sous forme de tableau (choisir un champ parmi les différentes colonnes disponibles : SITE - VISITEUR - SOCIETE - CONSIGNER L’ENTREE - VISITE - SORTIE LIBRE - DEMANDE - N° BADGE)

-> Le listing des demandes fait apparaître un listing de toutes vos demandes d’inscription visiteur (cliquer sur l'en-tête de la demande souhaitée).

3.1 Les 4 premiers types de liste (sous forme de tableau)

APRÈS AVOIR CLIQUÉ sur VISITEURS (menu vertical de gauche) une barre de menu apparaît en haut de l'écran : MES VISITES.

Dans le menu déroulant à côté de la case AFFICHER, sélectionner une des 4 listes :

-    Pré-enregistrements et visiteurs présents
-    Pré-enregistrements
-    Sorties à enregistrer
-    Visiteurs sortis

Cliquez à nouveau sur AFFICHER.

Pour chacun de ces 4 types de liste, le même tableau apparaît avec diverses colonne (interactives ou non).

Site : cliquer pour obtenir des données sur le site.

Visiteur (nom, prénom) : nom et prénom du visiteur.

Société : société du visiteur.

Consigner l’entrée ou Date et heure d'accès : seul l'accueil peut cliquer sur la date d'un pré-enregistrement. Il s'agit du procédé à suivre pour enregistrer un visiteur. Un écran apparaît et fournit les données d'inscription ainsi que l'heure d'arrivée. En cas d'erreur, vous pouvez l'annuler (cliquez sur l'icone à côté de la période d'entrée).

Sortie libre ? : A compléter par le personnel à l'accueil
-> oui : une fois la durée de la visite dépassée, le visiteur est automatiquement supprimé de la liste.
-> non : le visiteur reste dans la liste jusqu'au moment où l'accueil le supprime manuellement.

Visité (Nom, prénom, N° de téléphone direct, ...) : cliquer pour obtenir les données du visité (N° de téléphone, localisation, ...)

Demande : cliquez sur le N° pour afficher votre demande.
-> Annulation : vous pouvez effacer un pré-enregistrement.    
-> Modifier/ajouter des visiteurs : la personne ayant pré-enregistré peut ajouter un pré-enregistrement ou modifier/ajouter des visiteurs.

N° de badge : visible uniquement pour les visiteurs déjà présents dans le bâtiment.

3.2 Le listing des demandes

APRÈS AVOIR CLIQUÉ sur VISITEURS (menu vertical de gauche) une barre de menu apparaît en haut de l'écran : MES VISITES.

Dans le menu déroulant à côté de la case AFFICHER, sélectionner LE type de liste Demandes et cliquer à nouveau sur AFFICHER.

Vous cliquez sur l'en-tête d'une demande et son contenu s’affiche. Dans la demande, vous pouvez distinguer deux parties :

-> suivi d’une demande
-> nouveau message

-> Dans la zone Suivi d'une demande

Vous trouvez dans cette partie les informations relatives au contenu de la demande:

Etat d'avancement du traitement (l'icone du nom) : en attente (= pré-enregistrement), visiteur attendu; en traitement (= entré mais n'a pas encore quitté le bâtiment); clôturé (= a quitté le bâtiment après la visite).

Société : société du visiteur.

Emetteur : la personne qui a lancé l'inscription (vous-même en cas de pré-enregistrement, l'accueil en cas d'enregistrement d'un visiteur inattendu).

Destinataire : l'accueil.

Date de la visite : date et heure d'arrivée.

Message : informations sur la visite.
-> pré-enregistrement : complété par l'émetteur.
-> enregistrement : complété par l'accueil.

Vous pouvez cliquer sur chaque élément souligné : cliquer sur la partie soulignée à côté de 'émetteur' pour afficher la fiche (vous y retrouverez diverses données comme le N° de téléphone, la localisation, ...).

-> Dans la zone Nouveau message

L'Emetteur et le destinataire (accueil) peuvent échanger des informations.
Cliquez sur Valider pour envoyer le message.

4. FILTRES

Utilisez EDITER FILTRE ou BIBLIOTHEQUE DES FILTRES pour afficher uniquement les visites de la liste qui vous intéresse (Ex : les visiteurs attendus à une date précise).

Remplir le(s) champ(s) qui vous intéresse(nt) en utilisant les menus déroulants. Pour changer la valeur sélectionnée dans un menu déroulant, cliquer sur cette valeur en orange avec CTRL + clic gauche sur la souris.

Cliquer sur afficher pour obtenir la liste filtrée sur l'écran.
Le filtre reste actif durant la session. En cas de déconnection, le filtre se réinitialise. Si vous ne souhaitez plus ce filtre durant une session, vous devez changer tous les critères et cliquer ensuite sur actualiser. Vous pouvez aussi cliquer sur la flèche rouge dans la barre de menu au dessus (la flèche apparaît = filtre actif / la flèche disparaît = filtre inactif).

Cliquer sur enregistrer sous afin de garder en mémoire le filtre (dans la bibliothèque) pour une connexion ultérieure.

5. EXPORT

Cliquer sur EXPORT afin de consulter la liste ou de la conserver sous forme de tableau Excel (en l’enregistrant sur votre PC).

-> Choisir dans le menu déroulant :

- simple
- détaillé (séparateur ;)
- détaillé (séparateur ,)

La liste détaillée comprend plus d'information.

-> Cliquer sur exporter pour obtenir la liste dans un format Excel (à ouvrir sur l’écran ou à sauvegarder sur l’ordinateur).

-> Pour ne pas voir toutes les demandes, il suffit de créer un filtre par le biais éditer filtre ou sélectionner un filtre de la bibliothèque des filtres.
 
 
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